Como elaborar um (POP) procedimento Operacional Padrão?
O POP é um instrumento destinado a quem executa a tarefa e deve ser simples, completo e objetivo para que possa ser interpretado por todos os colaboradores. Quanto a sua aplicação, representa a base para garantir a padronização de tarefas e assegurar aos usuários um serviço ou produto livre de variações (não conformidades) que poderão interferir na sua qualidade final.
Consideradas como o instrumento mais simples do rol das
informações técnicas e gerenciais da área da qualidade, POP –Procedimento Operacional Padrão,
também conhecidas como IT - Instruções de Trabalho ou NOP - Norma Operacional Padrão,
têm uma importância fundamental dentro de qualquer processo, cujo objetivo
básico é garantir, mediante uma padronização, os resultados esperados por cada
tarefa executada. É um documento organizacional que traduz o
planejamento do trabalho a ser executado, descrição detalhada de todas as
medidas necessárias para a realização de uma tarefa. O POP apresenta instruções
das sequências das operações e sua frequência de execução, apontando os
seguintes elementos:
- O responsável pela execução e listagem dos equipamentos;
- Peças e
materiais utilizados na realização da tarefa;
- Descrição
dos procedimentos das atividades críticas, de operação e de pontos proibidos de
cada tarefa;
- Roteiro
de inspeção periódicas dos equipamentos de produção.
O Objetivos
do POP é manter o processo em funcionamento, através da Padronização e minimização de ocorrência de desvios na
execução da atividade, ou seja, assegura que as ações tomadas para a garantia
da qualidade sejam padronizadas.
Como elaborar um POP?
Descrever as tarefas que fazem parte
da rotina do trabalho, tomando os seguintes cuidados:
- Não
copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, cada processo
possui suas particularidades, devendo esses procedimentos ser adequado ao tipo
de processo.
- O
executor do processo deve ser parte integrante da elaboração dos procedimentos, porque ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características e
deficiências.
- O
colaborador deve ser treinado para executar a tarefa.
- A
aplicabilidade dos procedimentos deve ser monitorada constantemente, para
assegurar se estão sendo seguidos de forma correta.
- A
linguagem utilizada no POP deve ser simples e objetiva para o entendimento de
todos, bem como a sua aplicação.
O que deve conter num POP? É importante que o Procedimento tenha
informações suficientes para que os colaboradores possam utilizá-lo
como um guia, assim como, em caso de dúvida saiba onde buscar mais informações
ou a quem recorrer. Segue uma lista de itens que um bom procedimento deve
conter:
- Nome
- Objetivo
- Documentos
de referências (manuais)
- Local de
aplicação
- Siglas
(caso houver)
- Descrição
das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis
- Fluxograma
- Local
onde poderá ser encontrado e o nome do responsável pela sua guarda e
atualização
- Frequência
de atualização
- Forma que
será gerado (eletrônico, papel)
- Gestor
(quem elaborou)
- Responsável
