Uma gestão de documentos eficaz é fundamental para as organizações, uma vez que auxilia na troca de informações e melhora a tomada de decisões.
De acordo com o item 4.2.3 da norma ISO 9001:2008 é necessário realizar o controle de documentos afim de centralizar as informações e disponibilizá-las para a organização conforme houver necessidade.
A norma exige o controle de documentos (para que os colaboradores não utilizem versões desatualizadas) buscando garantir que somente documentos aprovados circulem na organização. Um sistema de Gestão de Documentos permitirá a utilização dos documentos de forma controlada e adequada, mantendo sempre registrado o histórico de um arquivo, as alterações ocorridas em suas diferentes versões, o controle de acessos, etc.
Essas ferramentas são capazes de tornar o fluxo de trabalho nas empresas menos complicado e melhorar a administração dos documentos organizacionais.
Por Lidia Garcia de Campos
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